XRechnung: UBL oder CII? Der Unterschied – und welche Syntax Ihr Kunde braucht

Stand: 19.09.2026

„Bitte senden Sie die XRechnung im UBL-Format." Wer diesen Satz zum ersten Mal liest, wundert sich: XRechnung ist doch das Format? Nicht ganz. Die XRechnung beschreibt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Wie diese Angaben als XML aufgeschrieben werden, regeln zwei gleichwertige Syntaxen – und manche Empfänger akzeptieren nur eine davon.

Zwei Schreibweisen, ein Inhalt

	CII	UBL
Ausgeschrieben	UN/CEFACT Cross Industry Invoice	OASIS Universal Business Language
Wurzelelement	`<rsm:CrossIndustryInvoice>`	`<Invoice>` bzw. `<CreditNote>`
Verbreitung	ZUGFeRD/Factur-X (immer CII), viele deutsche ERP-Systeme	Peppol-Netzwerk, viele Behördenportale, internationale Software
Gutschrift	Rechnung mit Code 381	eigenes Dokument `CreditNote`

Beide bilden exakt dasselbe Datenmodell der EN 16931 ab. Eine korrekte UBL-Rechnung lässt sich verlustfrei in CII umwandeln und umgekehrt – es ist dieselbe Rechnung in zwei Dialekten.

Woran erkenne ich die Syntax?

Öffnen Sie die XML-Datei im Texteditor und schauen Sie auf die ersten Zeilen:

Steht dort CrossIndustryInvoice, ist es CII.
Steht dort Invoice oder CreditNote mit dem Namensraum urn:oasis:names:specification:ubl…, ist es UBL.

Oder ohne Texteditor: Datei in den Validator laden – das Ergebnis nennt die Syntax.

Welche Syntax verlangt mein Empfänger?

Bundes- und Landesbehörden (ZRE, OZG-RE und Landesportale): akzeptieren in der Regel beide Syntaxen. Maßgeblich sind die Hinweise des jeweiligen Portals.
Peppol: Das Netzwerk transportiert überwiegend UBL. Wer über einen Peppol-Dienstleister versendet, braucht meist UBL.
Unternehmen (B2B): Rechtlich sind beide zulässig. Technisch kommt es auf die Eingangssoftware an – Konzerne mit SAP- oder Peppol-Anbindung bevorzugen häufig UBL, mittelständische Buchhaltungssoftware liest beides oder setzt auf ZUGFeRD (CII).
ZUGFeRD-PDF: enthält immer CII.

Im Zweifel gilt: nachfragen. Eine formal perfekte Rechnung in der „falschen" Syntax wird von automatisierten Eingangssystemen sonst kommentarlos abgewiesen.

UBL-Datei erhalten – wie öffnen?

Viele kostenlose Viewer können nur CII (weil sie auf ZUGFeRD-Bibliotheken aufbauen) und melden bei UBL „keine gültige E-Rechnung". Der NurRechnung-Viewer liest beide Syntaxen: hochladen, als normale Rechnung ansehen, drucken. Gutschriften im UBL-Format (CreditNote) werden ebenfalls angezeigt.

Beide Varianten erzeugen

Im Rechnungsformular entsteht standardmäßig eine XRechnung in CII plus ZUGFeRD-PDF. Verlangt der Kunde UBL, laden Sie auf der Ergebnisseite zusätzlich „XRechnung als UBL" herunter – es ist dieselbe Rechnung mit derselben Nummer, nur in der anderen Schreibweise. Beide Varianten prüfen wir vor jedem Release gegen den offiziellen KoSIT-Validator.

Wichtig: Senden Sie dem Empfänger eine Datei, nicht beide. Zwei strukturierte Rechnungen mit derselben Nummer sehen für ein Eingangssystem wie eine Dublette aus.

Kurz gefragt

Ist eine Syntax „besser" oder zukunftssicherer? Nein. Beide sind gleichberechtigter Teil der europäischen Norm und bleiben es auch in den kommenden Versionen.

Darf ich eine erhaltene UBL-Rechnung in CII umwandeln und nur die Umwandlung archivieren? Bewahren Sie immer das Original unverändert auf. Eine Umwandlung ist nur eine Arbeitskopie.

Gilt die Leitweg-ID in beiden Syntaxen? Ja – sie steht jeweils im Feld Käuferreferenz (BT-10). Mehr dazu: Leitweg-ID finden.

Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung.