E-Rechnung Pflicht 2025–2028: Was gilt wann für Ihr Unternehmen?
Stand: 31.08.2026
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Geschäft in Deutschland Realität — aber die Pflichten kommen in Stufen. Hier ist der komplette Zeitplan ohne Juristendeutsch.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle Unternehmen — auch Kleinunternehmer, Vermieter, Vereine mit Umsätzen |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle Unternehmen im B2B-Geschäft |
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt. Ein Geschäftspartner darf Ihnen heute eine XRechnung schicken — und Sie müssen sie verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus, aber Sie müssen die Datei auch lesen können.
Was zählt überhaupt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das praktisch zwei Formate:
- XRechnung — eine reine XML-Datei. Maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Software kryptisch.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931) — eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber die strukturierten Daten.
Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Es gilt nur noch als „sonstige Rechnung" und braucht ab 2027/2028 die Zustimmung des Empfängers.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) — hier ändert sich nichts
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (Jahressteuergesetz 2024) — empfangen können müssen sie sie trotzdem
Was Sie jetzt konkret tun sollten
- Empfang sicherstellen: Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Rechnungen fest und prüfen Sie, ob Sie XRechnung-Dateien öffnen können. (Unser kostenloser Viewer zeigt jede XRechnung als lesbare Rechnung an.)
- Eigene Rechnungen prüfen: Schreiben Sie Rechnungen an Geschäftskunden? Dann brauchen Sie spätestens 2027/2028 ein Tool, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
- Eingehende Dateien validieren: Nicht jede Datei, die „XRechnung" heißt, ist auch eine gültige. Der kostenlose Validator prüft das in Sekunden.
Häufige Fragen
Muss ich als Freiberufler mitmachen? Ja — Freiberufler sind Unternehmer im Sinne des UStG. Empfangen ab 2025, ausstellen ab 2028 (bzw. 2027 bei über 800.000 € Umsatz).
Reicht ZUGFeRD oder muss es XRechnung sein? Im B2B sind beide gleichwertig, solange sie der EN 16931 entsprechen. Nur Behörden (B2G) verlangen meist explizit XRechnung mit Leitweg-ID.
Was passiert, wenn ich es ignoriere? Ab 2027/2028 verlieren Papier- und PDF-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers ihre umsatzsteuerliche Wirkung — im schlimmsten Fall gefährdet das den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden. Die machen das nicht lange mit.
Dieser Artikel erklärt Dateiformate und Fristen, ist aber keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.