Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung: Codes, Anzahlung, Beispiel
Stand: 19.09.2026
Im Handwerk und bei Projekten ist es Alltag: erst ein, zwei Abschläge, am Ende die Schlussrechnung. Mit der E-Rechnung kommt die Frage, wie das in XRechnung und ZUGFeRD abgebildet wird. Die gute Nachricht: Die Norm sieht alles Nötige vor – man muss nur die richtigen Felder kennen.
Welche Rechnungsart für welchen Fall?
Jede E-Rechnung trägt einen Rechnungsart-Code (BT-3). Die XRechnung lässt diese Codes zu:
| Code | Bezeichnung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| 380 | Rechnung | Normalfall – auch für eine Anzahlungsrechnung außerhalb des Baus |
| 326 | Teilrechnung | Abrechnung einer abgeschlossenen Teilleistung |
| 875 | Abschlagsrechnung (Bau) | Abschlag auf Bauleistungen |
| 876 | Teilschlussrechnung (Bau) | Schlussrechnung über einen in sich abgeschlossenen Teil |
| 877 | Schlussrechnung (Bau) | Endabrechnung einer Bauleistung |
| 381 / 384 | Gutschrift / Rechnungskorrektur | siehe Gutschrift und Storno |
Der im Ausland gebräuchliche Code 386 (Vorauszahlungsrechnung) ist in der XRechnung nicht zugelassen – ein Validator meldet sonst BR-DE-17. Welchen der zulässigen Codes Ihr Auftraggeber erwartet, steht oft im Vertrag oder in den Vorgaben des Rechnungsportals; im Zweifel nachfragen.
Die Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine vollständige Rechnung über den Abschlagsbetrag: eine Position (z. B. „1. Abschlag gemäß Zahlungsplan"), Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag. Als Leistungsangabe genügt der Bezug auf Auftrag und Zahlungsplan; die Bestellnummer (BT-13) oder Vertragsnummer hilft dem Empfänger bei der Zuordnung.
Die Schlussrechnung: Abschläge richtig abziehen
Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung aus – und zieht dann ab, was schon bezahlt wurde. Dafür gibt es zwei Felder:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| BT-113 – Bereits gezahlter Betrag | Summe der gezahlten Abschläge (brutto) |
| BT-115 – Zahlbetrag | Bruttobetrag − bereits gezahlt |
Die Regel BR-CO-16 prüft genau diese Gleichung. Häufiger Fehler: Der offene Betrag wird per Hand gekürzt, BT-113 bleibt leer – dann stimmen die Summen nicht mehr und die Datei fällt durch.
Rechenbeispiel
| Dachsanierung komplett (netto) | 10.000,00 € |
| zzgl. 19 % USt. | 1.900,00 € |
| Gesamtbetrag | 11.900,00 € |
| abzgl. bereits gezahlt (2 Abschläge à 3.570,00 €) | −7.140,00 € |
| Zahlbetrag | 4.760,00 € |
Nennen Sie außerdem die Abschlagsrechnungen, auf die sich die Schlussrechnung bezieht. Strukturiert geschieht das im Feld „vorausgegangene Rechnung" (BG-3). Eine technische Eigenheit: Die CII-Syntax der XRechnung nimmt dort nur eine Rechnungsnummer auf. Weitere Nummern gehören deshalb zusätzlich in die Bemerkung – NurRechnung erledigt das automatisch.
So geht es mit NurRechnung
- Rechnung erstellen öffnen, bei Art die passende Rechnungsart wählen.
- Bei der Schlussrechnung die gesamte Leistung als Positionen erfassen.
- Unter „Weitere Angaben" den Betrag bei „Bereits gezahlt (brutto)" eintragen – die Vorschau zeigt sofort den Zahlbetrag.
- Bei „Bezieht sich auf Rechnung Nr." die Nummern der Abschlagsrechnungen eintragen, mehrere mit Komma getrennt.
- Optional Aufmaß oder Stundenzettel als Anhang einbetten.
- Erzeugen. Auf der PDF stehen Gesamtbetrag, Abzug und Zahlbetrag untereinander; der QR-Code zum Bezahlen enthält bereits den offenen Betrag.
Tipp für Serien: Im Archiv lässt sich die erste Abschlagsrechnung kopieren – Nummer und Datum werden erneuert, der Rest bleibt stehen.
Noch drei Fragen aus der Praxis
Muss die Umsatzsteuer aus den Abschlägen gesondert ausgewiesen werden? Umsatzsteuerlich müssen in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abgesetzt werden. Ein eigenes strukturiertes Feld für den Steueranteil der Abschläge kennt die Norm nicht; üblich ist, ihn in der Bemerkung zu nennen. Sprechen Sie die Darstellung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Kleinbeträge? Abschlagsrechnungen bis 250 € brutto fallen unter die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen.
Kleinunternehmer? Dieselben Rechnungsarten, nur ohne Umsatzsteuer – siehe Kleinunternehmer Schritt für Schritt.
Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung.