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Dauerrechnung als E-Rechnung: Miete, Wartung und Abos richtig abrechnen

Stand: 19.09.2026

Wer jeden Monat denselben Betrag berechnet – Gewerbemiete, Wartungspauschale, Hosting, Lizenzgebühr –, hat bisher oft eine Dauerrechnung geschrieben, die für das ganze Jahr galt. Mit der E-Rechnungspflicht stellt sich die Frage: Muss das jetzt alles neu, und wenn ja, wie?

Das Wichtigste in Kürze

• Auch Dauerrechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht, sobald Sie zur Ausstellung verpflichtet sind (siehe Fristen 2025–2028).
• Nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums genügt es bei Dauerschuldverhältnissen, für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, aus der hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt – etwa indem der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt oder klar darauf Bezug genommen wird. Eine neue E-Rechnung wird erst fällig, wenn sich Rechnungsangaben ändern (Miete, Steuersatz, Anschrift …).
• Bestehende Dauerrechnungen, die vor Beginn Ihrer Ausstellungspflicht als Papier- oder PDF-Rechnung erteilt wurden, müssen nicht allein wegen der Umstellung neu ausgestellt werden – erst bei der nächsten Änderung.
• Steuerfreie Vermietung (§ 4 Nr. 12 UStG, ohne Option zur Umsatzsteuer) und Vermietung an Privatpersonen lösen keine E-Rechnungspflicht aus. Betroffen ist vor allem die umsatzsteuerpflichtige Gewerbevermietung.

Dauerrechnung oder Monatsrechnung?

Beides ist zulässig. In der Praxis hat die einzelne Monatsrechnung Vorteile: Buchhaltungssysteme der Empfänger ordnen Zahlungen automatisch der Rechnungsnummer zu, und eine Mieterhöhung betrifft nur künftige Rechnungen. Die Dauerrechnung spart dagegen Arbeit, solange sich nichts ändert. Entscheidend ist, was Ihr Kunde verarbeiten kann – fragen Sie im Zweifel nach.

Diese Felder machen aus einer Rechnung eine saubere Dauer- oder Periodenrechnung

Wichtig ist, dass der Leistungszeitraum im strukturierten Teil steht und nicht nur im Text – Pflichtangaben gehören in die XML-Daten, nicht in einen Anhang.

Schritt für Schritt mit NurRechnung

1. Rechnung erstellen öffnen, Verkäufer- und Mieter-/Kundendaten eintragen.
2. Position anlegen, z. B. „Gewerbemiete Büro 2. OG", Einheit Monat, Menge 1 (Monatsrechnung) oder 12 (Dauerrechnung fürs Jahr).
3. Unter „Weitere Angaben" den Leistungszeitraum von/bis eintragen.
4. In der Bemerkung den Vertragsbezug nennen.
5. Erzeugen und XRechnung bzw. ZUGFeRD-PDF versenden.

Für den nächsten Monat müssen Sie nichts neu tippen: Im kostenlosen Konto steht bei jeder archivierten Rechnung „Kopieren". Das Formular öffnet sich mit allen Daten, der nächsten Rechnungsnummer und dem heutigen Datum – Leistungszeitraum anpassen, fertig. So lassen sich wiederkehrende Rechnungen ohne Abo-Software in unter einer Minute erzeugen.

Häufige Fragen

Muss der Mietvertrag wirklich in die Datei? Er kann als Anhang eingebettet werden; zwingend ist das nach den BMF-Erläuterungen nicht, wenn sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass eine Dauerrechnung vorliegt. Ein eindeutiger Verweis auf den Vertrag ist das Minimum.

Was gilt bei Nebenkostenabrechnungen? Sie sind eigene Abrechnungen mit eigenem Leistungszeitraum und werden wie normale Rechnungen behandelt.

Ich bin Kleinunternehmer und vermiete gewerblich. Dann sind Sie von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob und ab wann Sie zur E-Rechnung verpflichtet sind und ob eine Dauerrechnung in Ihrem Fall genügt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.