ZUGFeRD-PDF erkennen und prüfen: Ist das eine echte E-Rechnung?
Stand: 19.09.2026
Von außen sehen sie gleich aus: eine gewöhnliche PDF-Rechnung und eine ZUGFeRD-Rechnung. Der Unterschied steckt im Inneren – und er entscheidet darüber, ob Sie eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes erhalten haben oder nur ein „Bild" davon. So finden Sie es heraus.
Drei Wege, eine ZUGFeRD-Datei zu erkennen
1. Der schnellste: hochladen. Ziehen Sie die PDF in den Viewer oder den Validator. Enthält sie eingebettete Rechnungsdaten, sehen Sie sofort den ausgelesenen Inhalt und das Profil. Ist es eine normale PDF, erscheint die Meldung, dass kein E-Rechnungs-XML gefunden wurde. Die Datei wird dabei nicht gespeichert.
2. Im PDF-Programm nachsehen. Öffnen Sie die Datei in Adobe Reader und klicken Sie auf die Büroklammer (Anlagen). Bei einer ZUGFeRD-Rechnung liegt dort eine XML-Datei:
| Dateiname der Anlage | Bedeutung |
|---|---|
factur-x.xml |
ZUGFeRD ab Version 2.1 / Factur-X – der heutige Standard |
xrechnung.xml |
ZUGFeRD-PDF im Profil XRECHNUNG |
zugferd-invoice.xml |
ZUGFeRD 2.0 |
ZUGFeRD-invoice.xml |
ZUGFeRD 1.0 (veraltet, keine E-Rechnung nach EN 16931) |
Browser-Vorschauen und viele Mail-Programme zeigen Anlagen nicht an – dort wirkt jede ZUGFeRD-Datei wie eine normale PDF.
3. Dokumenteigenschaften. ZUGFeRD-Dateien sind im Archivformat PDF/A-3 gespeichert. Steht in den Eigenschaften „PDF/A-3", ist das ein starkes Indiz – aber kein Beweis, denn PDF/A-3 gibt es auch ohne Rechnungsdaten.
Nicht jedes Profil ist eine E-Rechnung
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Für die deutsche E-Rechnungspflicht zählen nur die, die der EN 16931 entsprechen:
| Profil | E-Rechnung? |
|---|---|
| MINIMUM, BASIC WL | Nein – enthalten nicht alle Pflichtangaben, gelten als Buchungshilfe |
| BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, XRECHNUNG | Ja |
Der Validator zeigt das Profil direkt im Ergebnis an.
PDF und XML weichen voneinander ab – was gilt?
Bei hybriden Formaten ist nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums der strukturierte Teil führend: Es gilt, was in der XML steht. Das sichtbare PDF ist nur eine Lesehilfe. In der Praxis heißt das:
- Prüfen Sie Beträge, Steuersätze und Bankverbindung in den XML-Daten – genau die zeigt der Viewer an.
- Weicht das PDF-Bild ab (anderer Betrag, andere IBAN), sprechen Sie den Absender an und verlangen Sie eine korrigierte Rechnung. Eine abweichende Bankverbindung ist außerdem ein klassisches Betrugsmuster – vor der Zahlung beim Lieferanten nachfragen, und zwar über einen bekannten Kontaktweg.
Was der Validator zusätzlich prüft
- Struktur: Entspricht das XML dem Schema der EN 16931?
- Summen: Gehen Netto, Umsatzsteuer und Brutto auf? (Typische Meldung: BR-CO-15)
- Pflichtfelder und Steuerkategorien, z. B. Befreiungsgrund bei Kleinunternehmern.
- IBAN-Prüfziffer.
Regeln, die nur für XRechnungen gelten (etwa die Leitweg-ID), werden bei einer normalen B2B-ZUGFeRD-Rechnung bewusst nicht bemängelt.
Richtig aufbewahren
Archivieren Sie die Originaldatei unverändert – nicht den Ausdruck und nicht nur einen Screenshot der Anzeige. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt derzeit acht Jahre. Ein Prüfprotokoll zusätzlich abzulegen schadet nicht.
Die PDF enthält kein XML – und jetzt?
Dann ist es eine „sonstige Rechnung". Ob Ihr Lieferant das noch darf, hängt von den Übergangsfristen ab: PDF statt E-Rechnung – was Empfänger 2027 wissen müssen.
Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung.