Anhänge in die E-Rechnung einbetten: Stundenzettel, Aufmaß & Co. in XRechnung und ZUGFeRD
Stand: 19.09.2026
Bei der Papierrechnung lag der Stundenzettel einfach bei. Bei der E-Rechnung landet er oft als zweite Datei in derselben E-Mail – und geht im Rechnungseingang des Kunden verloren, weil dort nur die XML-Datei verarbeitet wird. Die sauberere Lösung: Der Anhang wandert in die Rechnung selbst.
Wie das technisch funktioniert
Die EN 16931 sieht dafür die Gruppe „Rechnungsbegründende Unterlagen" (BG-24) vor. Jede Unterlage wird mit Dateiname und Dateityp direkt in das XML eingebettet. Der Empfänger bekommt eine einzige Datei, in der alles steckt – bei ZUGFeRD ist es die PDF, bei der XRechnung die XML-Datei.
Welche Dateitypen sind erlaubt?
Die XRechnung lässt nur eine feste Liste zu:
| Dateityp | Geeignet für |
|---|---|
| Stundenzettel, Aufmaß, Lieferschein, Vertrag, Abnahmeprotokoll | |
| PNG, JPG | Fotos, gescannte Belege |
| CSV | Zeit- und Leistungsnachweise zur Weiterverarbeitung |
| XLSX, ODS | Tabellen (z. B. Massenermittlung) |
Word-Dateien, ZIP-Archive oder ausführbare Dateien sind nicht zulässig. Außerdem gilt:
- Jeder Dateiname darf nur einmal vorkommen (Regel BR-DE-22).
- Größe: Eingangsportale begrenzen die Gesamtgröße der Rechnung. Halten Sie Anhänge klein – ein gescannter Stundenzettel mit 150 dpi reicht völlig.
- Geprüft wird der Inhalt, nicht die Endung: Eine umbenannte Datei fällt auf.
Was NICHT in den Anhang gehört
Pflichtangaben der Rechnung – Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuersätze, Leistungszeitraum – müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis „Leistung siehe Anlage" genügt nicht. Der Anhang ergänzt die Rechnung, er ersetzt keine Felder. Faustregel: Alles, was die Buchhaltung des Kunden automatisch verarbeiten soll, gehört in die Positionen; alles, was ein Mensch zur Prüfung braucht, in den Anhang.
Schritt für Schritt mit NurRechnung
- Rechnung erstellen und wie gewohnt ausfüllen.
- „Weitere Angaben" aufklappen und bei „Anhänge einbetten" bis zu drei Dateien auswählen (je max. 2 MB).
- Erzeugen. Die Dateien stecken jetzt in der XRechnung und im XML der ZUGFeRD-PDF; auf der PDF steht zusätzlich ein Hinweis mit den Dateinamen.
Die hochgeladenen Dateien werden nicht gesondert gespeichert – sie stecken danach nur in den erzeugten Rechnungsdateien.
Anhänge aus einer erhaltenen E-Rechnung herausholen
Wer eine XRechnung mit Anhang bekommt, sieht im XML nur eine endlose Zeichenkette – die Datei ist Base64-kodiert. Im Viewer erscheinen eingebettete Anhänge unter der Rechnung als Liste; ein Klick lädt die Originaldatei herunter. Das funktioniert für XRechnungen in CII- und UBL-Syntax sowie für ZUGFeRD-PDFs.
Typische Fehler
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Portal lehnt die Rechnung ab | Anhang zu groß | Scan verkleinern, als PDF statt Foto speichern |
| BR-DE-22 | Zwei Anhänge heißen gleich | Dateien vor dem Hochladen eindeutig benennen |
| Anhang „fehlt" beim Kunden | Er wurde separat gemailt statt eingebettet | Einbetten – dann reist er mit der Rechnung |
| Dateityp abgelehnt | DOCX, ZIP o. Ä. | Als PDF exportieren |
Passt dazu
- Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung – Aufmaß als Anhang
- Dauerrechnung für Miete und Wartung – Vertrag als Anhang
- Pflichtangaben der E-Rechnung
Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung.