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PDF statt E-Rechnung ab 2027: Was Empfänger jetzt wissen müssen (mit Musterschreiben)

Stand: 19.09.2026

Bisher war die Sache bequem: Der Lieferant schickt eine PDF, Sie buchen sie. Ab dem 1. Januar 2027 ändert sich das für einen großen Teil Ihrer Eingangsrechnungen – und zwar auch dann, wenn Sie selbst klein sind. Denn ob eine PDF noch genügt, hängt vom Aussteller ab, das Risiko trägt aber auch der Empfänger.

Wer darf 2027 noch PDFs schicken?

Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Details: E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Das Problem: Ob Ihr Lieferant über oder unter 800.000 € liegt, sehen Sie der Rechnung nicht an.

Warum das den Empfänger betrifft

Ist der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet und schickt trotzdem nur eine PDF, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung vor – und die ist grundsätzlich Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Das Bundesfinanzministerium hat zwar klargestellt, dass eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung den Mangel heilen kann und dass der Abzug im Einzelfall auch ohne sie möglich sein kann, wenn dem Finanzamt alle Angaben vorliegen. Verlassen sollte man sich darauf nicht: Bei einer Betriebsprüfung Jahre später jeder PDF hinterherzulaufen, ist der unangenehmere Weg.

Der pragmatische Ansatz: Lieferanten jetzt freundlich umstellen – bevor die Frist greift.

Musterschreiben: E-Rechnung anfordern

Betreff: Umstellung auf E-Rechnung ab 01.01.2027

Sehr geehrte Damen und Herren,

ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € verpflichtet, für Leistungen an inländische Unternehmen elektronische Rechnungen nach EN 16931 auszustellen (§ 14 UStG); ab 2028 gilt dies für alle Unternehmen.

Wir bitten Sie, uns Rechnungen künftig als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF (ab Version 2.0.1, nicht Profil MINIMUM/BASIC WL) zu senden – gern schon vor dem Stichtag. Bitte verwenden Sie dafür unsere Rechnungsadresse: [E-Mail-Adresse].

Sollten Sie unter die Übergangsregelung für 2027 fallen, freuen wir uns über eine kurze Bestätigung.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Tipp: Richten Sie eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de ein. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang; ein spezielles Portal ist nicht vorgeschrieben.

Eingang prüfen – Checkliste

1. Ist es überhaupt eine E-Rechnung? XML-Datei oder PDF mit eingebettetem XML – im Zweifel in den Viewer ziehen. Mehr dazu: ZUGFeRD-PDF erkennen.
2. Ist sie formal in Ordnung? Der Validator prüft Struktur, Summen und Pflichtfelder. Wer eine geeignete Prüfung durchführt und das Ergebnis aufbewahrt, kann seine Sorgfalt später belegen.
3. Stimmt der Inhalt? Leistung, Betrag, Steuersatz, Bankverbindung – maßgeblich sind die XML-Daten, nicht das PDF-Bild.
4. Original archivieren. Unverändert, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Und wenn der Lieferant nicht kann?

Viele kleine Betriebe haben noch keine passende Software. Verweisen Sie auf kostenlose Werkzeuge: Mit dem NurRechnung-Formular entsteht eine XRechnung samt ZUGFeRD-PDF in wenigen Minuten, ohne Installation und ohne Abo-Zwang. Das ist oft der schnellste Weg, eine fehlende E-Rechnung nachzureichen.

Was für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen gilt

Dieselbe Frist gilt natürlich spiegelbildlich: Liegt Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, müssen Sie ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen; alle anderen spätestens ab 2028. Kunden aus Konzernen und der öffentlichen Hand verlangen sie häufig schon heute.

Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Zum Vorsteuerabzug im Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.