Pflichtangaben E-Rechnung: die 12 Felder, die jede XRechnung braucht
Stand: 14.09.2026
Eine E-Rechnung ist kein PDF mit Logo, sondern ein strukturierter Datensatz. Was hineingehört, legen zwei Ebenen fest: die EU-Norm EN 16931 (das Fundament) und darauf die deutsche XRechnung-Spezifikation mit ihren strengeren BR-DE-Regeln. Jede Angabe hat dort eine Nummer – ein „Business Term", kurz BT. Fehlt eine Pflichtangabe, lehnt der Validator die Datei ab, bevor ein Mensch sie je sieht.
Die gute Nachricht: Es sind weniger, als die Regelwerke vermuten lassen. Praktisch lassen sich alle Pflichtangaben in 12 Blöcke sortieren.
Die 12 Pflichtblöcke im Überblick
| Nr. | Angabe | BT-Nummer | Regel, die sonst anschlägt |
|---|---|---|---|
| 1 | Rechnungsnummer – eindeutig, fortlaufend | BT-1 | BR-02 |
| 2 | Rechnungsdatum | BT-2 | BR-03 |
| 3 | Rechnungstyp – 380 Rechnung, 381 Gutschrift, 384 korrigierte Rechnung | BT-3 | BR-04, BR-DE-17 |
| 4 | Währung – in der Regel EUR |
BT-5 | BR-05 |
| 5 | Käufer-Referenz / Leitweg-ID | BT-10 | BR-DE-15 |
| 6 | Verkäufer: Name, Straße, PLZ, Ort, Land + USt-IdNr. oder Steuernummer | BT-27, BT-35–40, BT-31/32 | BR-06, BR-08, BR-DE-3/4, BR-DE-16 |
| 7 | Verkäufer-Kontakt: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail | BT-41, BT-42, BT-43 | BR-DE-2, BR-DE-5/6/7 |
| 8 | Käufer: Name, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail-Adresse | BT-44, BT-50–55, BT-49 | BR-07, BR-10/11, BR-DE-8/9 |
| 9 | Zahlungsangaben: Zahlungsart + IBAN | BT-81, BT-84 | BR-DE-1, BR-DE-13, BR-DE-23 |
| 10 | Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen | BT-9 / BT-20 | BR-CO-25 |
| 11 | Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz | BT-153, BT-129/130, BT-146, BT-151/152 | BR-16, BR-21 ff. |
| 12 | Summen + USt-Aufschlüsselung je Steuersatz | BT-106–115, BT-116–119 | BR-CO-10 ff., BR-CO-15, BR-DE-14 |
Die Regelnamen sind genau das, was Ihnen ein Validator oder das Portal des Empfängers zurückmeldet. BR-xx und BR-CO-xx stammen aus der EN 16931 und gelten für jede E-Rechnung in Europa; BR-DE-xx sind die deutschen Zusatzregeln der XRechnung. Ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 muss die BR-DE-Regeln formal nicht erfüllen – deutsche Empfänger erwarten IBAN, Kontakt und Referenz trotzdem.
Die fünf Angaben, die am häufigsten fehlen
Aus den Fehlermeldungen, die uns Nutzer des Validators schicken, taucht immer dieselbe Handvoll auf:
- BR-DE-15 – Käufer-Referenz (BT-10) fehlt. Bei Behörden gehört hier die Leitweg-ID hinein, bei Firmen eine vereinbarte Referenz (Bestell- oder Projektnummer). Gibt es keine, ist die eigene Rechnungsnummer eine zulässige Wahl. So beheben Sie BR-DE-15.
- BR-DE-1 – Zahlungsangaben fehlen. Die XRechnung verlangt immer einen Zahlungsblock mit IBAN, auch wenn der Kunde per Lastschrift zahlt. Details zu BR-DE-1.
- BR-DE-2/5/6/7 – Kontaktdaten des Verkäufers. Ein Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail ist Pflicht. „info@" reicht als Adresse, ein Name muss aber dabeistehen.
- BR-DE-16 – weder USt-IdNr. noch Steuernummer. Eine von beiden muss beim Verkäufer stehen. Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. tragen die Steuernummer ein.
- BR-CO-15 – Summen passen nicht. Meist ein Rundungsproblem: Wer Zwischensummen mit vollen Nachkommastellen rechnet und erst am Ende rundet, liegt schnell einen Cent daneben. Richtig ist: jede Position und jede Steuergruppe einzeln auf zwei Stellen runden, dann addieren.
Und die Pflichtangaben nach § 14 UStG?
Die steuerlichen Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) und die technischen Pflichtfelder der XRechnung überschneiden sich weitgehend, sind aber nicht identisch. Zwei Punkte fallen in der Praxis auf:
- Das Leistungsdatum (BT-72) ist technisch kein Pflichtfeld der EN 16931 – steuerlich gehört der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung aber auf jede Rechnung. Tragen Sie es deshalb immer ein; unser Formular hat ein eigenes Feld dafür.
- Hinweise wie „Kleinunternehmer nach § 19 UStG" oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (Reverse Charge) sind in der E-Rechnung keine Freitexte, sondern werden über die Steuerkategorie (Code E bzw. AE) plus einen Befreiungsgrund abgebildet. Wie das konkret aussieht, zeigen die Anleitungen für Kleinunternehmer und Reverse Charge.
Skonto ist ein Sonderfall: Die XRechnung erwartet ihn in den Zahlungsbedingungen (BT-20) in einem festen Format (#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#), sonst meldet der Validator BR-DE-18.
Checkliste vor dem Versand
- Rechnungsnummer eindeutig, Datum gesetzt, Typ 380 (oder 381 für die Gutschrift)
- BT-10 gefüllt – Leitweg-ID bei Behörden, sonst Referenz oder Rechnungsnummer
- Verkäufer komplett: Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail
- Käufer komplett: Anschrift mit Ländercode (
DE,AT…) und E-Mail - IBAN ohne Tippfehler (der Validator prüft die Prüfsumme)
- Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingung angegeben
- Jede Position mit Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz
- Leistungsdatum eingetragen
- Datei einmal durch den kostenlosen Validator gelaufen: „XML-Struktur: gültig"
Felder ausfüllen ohne Nachschlagen
Wer diese Liste nicht jedes Mal abarbeiten möchte, lässt das Formular die Arbeit machen: NurRechnung kennt alle zwölf Blöcke, markiert Pflichtfelder mit Stern, prüft auf Deutsch, bevor die Datei erzeugt wird, setzt bei leerer Referenz automatisch die Rechnungsnummer in BT-10 und rundet Summen so, wie es die EN 16931 vorschreibt. Heraus kommen eine XRechnung (XML) und ein ZUGFeRD-PDF – beide aus denselben Daten, kostenlos und ohne Registrierung.
Formathilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Angaben Ihre Rechnung steuerlich braucht, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.